Was ist GDPdU ?

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gehören neben den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu jenen Verwaltungsvorschriften, die mit 1. Januar 2015 durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufgelöst wurden.

Die GDPdU enthielten den früheren Stand der Grundsätze zum Datenzugriff/Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Sie wurden von der Finanzverwaltung (BMF) im Jahr 2001 in Kraft gesetzt und behandelten die Prüfung von steuerrelevanten Vorgängen.

In der GDPdU waren neben der Aufbewahrungspflicht für digitale Unterlagen auch die Mitwirkungspflichten der Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung geregelt. Von der Verwaltungsvorschrift erfasst waren Rechtsnormen des Umsatzsteuergesetzes und der Abgabenordnung.

In der GDPdU wurden die digitale Aufbewahrung von Buchungsbelegen, Buchhaltungen und Rechnungen  der Verwendung in Software-Systemen konkretisiert und die Anforderungen für Betriebsprüfungen wie folgt beschrieben:

  • Rechnungsempfänger prüfen Rechnungen auf die Vollständigkeit gesetzlich vorgeschriebener Angaben und auf ihre formale und sachliche Richtigkeit
  • Speicherung der Rechnungen in unveränderbarer Form
  • Protokollierung der Speicherung sowie der Konvertierung der Rechnung
  • Rechnungsempfänger sind für die Archivierung nach GoBS verantwortlich (Grundsätze ordnungsmäßiger EDV-Buchführungssysteme)

Diese Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen galten für alle aufbewahrungspflichtigen digitalen Unterlagen.