Was ist GoBD ?

Im Zweifel alle Daten aufbewahren, die auch nur im Entferntesten steuerrelevant sein können. In einem Beitrag für die Plattform it-business.de weist die Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner, Bettina Rau-Franz, darauf hin, dass nicht nur Unternehmer, die jährlich bilanzieren, an die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gebunden sind, sondern auch solche, die lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung im Sinne des § 4 Absatz 3 EStG erstellen.

Die vom Bundesfinanzministerium am 14. November 2014 in elektronischer Form publizierten und seit 1. Januar 2015 gültigen GoBD lösten die die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab.

Betroffen von der Neuregelung sind sämtliche elektronische Systeme, die in irgendeiner Form betrieblich genutzt werden und entsprechende Daten liefern, die unter anderem für die Finanzbuchhaltung relevant sind.

Neben dem Haupt(buchführungs)system sind auch Vor- und Nebensysteme, etwa Anlagenbuchführung, Lohnbuchführungssystem, Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Zahlungsverkehrssysteme, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsysteme sowie Dokumenten-Management-Systeme einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen betroffen.

Die Bezeichnung des Systems ist für die Anwendbarkeit der GoBD nicht relevant, sondern die tatsächliche Frage, ob in einem System buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden.

Die Finanzverwaltung definiert den Begriff der „steuerrelevanten Daten“ nicht, weshalb dessen Reichweite allerdings theoretisch auch unbegrenzt ist. Als Faustregel gilt: Sofern in einem der genannten Systeme Belege bzw. Daten mit Belegfunktion anfallen, die einzeln oder in Summe Niederschlag in der Buchführung finden oder finden müssen, sollte man im eigenen Interesse von einer Aufbewahrungspflicht und der Notwendigkeit der GoBD-Beachtung für dieses System ausgehen.

Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind laut den GoBD alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung im Einzelfall von Bedeutung sind.

Laut GoBD müssen auf Verlangen der Finanzverwaltung alle Informationen zur Verfügung gestellt werden können, die zur maschinellen Auswertung der Daten notwendig sind. Geschäftsfälle müssen jetzt auch zwingend innerhalb von acht bis zehn Tagen verbucht werden. Allerdings müssen E-Mails, die zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen, nicht aufbewahrt werden.

Im Grunde wird der Grundsatz „Weniger ist mehr“ bezüglich der Aufbewahrungsverpflichtungen durch die Neuregelungen in den GoBD faktisch auf den Kopf gestellt worden.