GoBS: DV-Buchführungsregeln der zweiten Generation

Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, kurz GoBS, sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. Juli 1995 bekanntgegeben wurden. Sie sollen die seit 5. Juli 1978 in Kraft befindlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS), BMF IV A 7 – S 0316 – 7/78, BStBl. I S. 250 mit Hinblick auf die DV-Buchführung präzisieren.

Die Neuerung wurde erforderlich, weil die fortschreitende Digitalisierung auch auf diesem Gebiet eine Anpassung der gesetzlichen Vorschriften an die veränderten Verhältnisse verlangte.

Die GoBS regeln die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen sowie in datensicheren Dokumentenmanagement- und revisionssicheren Archivsystemen. Sie erläutern die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung mit Blick auf die ordnungsgemäße Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Außerdem behandeln sie Verfahrenstechniken wie das Scannen oder die Datenübernahme.

In diesem Zusammenhang werden durch die GoBS Vorgaben gemacht in Bezug auf die Dokumentation solcher Verfahrensschritte, die den Kern des so genannten internen Kontrollsystems (IKS) bilden.

Primär entfalten die GoBS für die steuerliche Buchführung Geltung, wirken sich jedoch überall dort auch auf die handelsrechtliche Buchführung aus, wo eine Einheitsbilanz erstellt wird. Dies ist vor allem bei kleinen und mittleren Unternehmen der Fall. Aus diesem Grund wurden sie als Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zum Handelsbrauch.

Die GoBS wurden zum 1. Januar 2015 durch die GoBD abgelöst.